宜春市民政局会议服务细则与管理制度

为规范宜春市民政局各类会议的组织管理，提升会议效率和服务质量，特制定本细则，涵盖会前准备、会中服务及会后总结全流程。

一、会前准备

1. 会议申请与审批：各部门需至少提前3个工作日提交《会议申请表》，经局办公室审批后统一安排。
2. 场地布置：根据会议类型（如党组会、专题研讨会、接待会）配置会议室，确保桌椅摆放、音响设备、投影仪等符合需求。
3. 材料准备：会议通知、议程、相关文件应提前1个工作日分发至参会人员，涉密材料须专人管理。

二、会中服务

1. 签到引导：设置签到台，安排工作人员引导参会人员入场，重要会议需核对身份信息。
2. 设备保障：会议期间专人值守，确保音响、投影、网络等设备正常运行，突发故障需5分钟内响应。
3. 记录与协调：指定记录员做好会议纪要，协调茶歇、餐饮等后勤服务，保障会议有序进行。

三、会后总结

1. 材料归档：会议纪要、签到表、决议文件等应在结束后2个工作日内整理归档，涉密资料按保密规定处理。
2. 设施复位：检查会议室设备，及时关闭电源、清理场地，确保下次会议正常使用。
3. 反馈改进：通过问卷调查或部门回访收集意见，每季度形成服务改进报告，持续优化会议服务质量。

本制度自发布之日起实施，各科室需严格遵循，共同推进民政局会议服务工作标准化、高效化。